Il existe des conseils de productivité en tous genres. Un des meilleurs investisseurs, Warren Buffett, a laissé une trace dans l’histoire de la civilisation, plus par son talent pour employer son temps que par sa réussite. On dit qu’il a consacré plus de 80% de son temps à lire et cela pendant des décennies. Dans ses mémoires, il a écrit qu’il a toujours évité les événements qu’on s’imagine être important pour réussir, comme les congrès d’investisseurs, les conférences d’industriels et tout ce qui dévore le temps de la plupart des entrepreneurs. Au lieu de cela, il a créé un style de vie où il a pu se concentrer sur ce qu’il faisait le mieux et ce qu’il aimait faire le plus : contrôler son emploi du temps et travailler avec des gens qu’il respectait et qu’il admirait. Mais ce schéma ne fonctionne pas pour tout le monde.

Voici donc les  9 Habitudes qui aident les dirigeants à être plus productifs:

1. Votre journée entière doit être planifiée

Fiez vous de préférence à votre planning plutôt qu’à votre liste de choses à faire. Remplissez votre emploi du temps heure par heure. La plupart des gens font l’erreur de poser sur leur grille seulement leurs réunions et leurs appels téléphoniques importants. Mais insérez aussi dans votre planning, vos congés, vos priorités quotidiennes les plus importantes, les courriels qui nécessitent une réponse plus longue et le temps nécessaires aux réseaux sociaux. La planification fonctionne mieux si vous ne la remettez jamais en cause avec des interruptions qui vont ruiner votre horaire. Les études montrent que la perte de productivité est proportionnelle à la complexité des tâches. En conséquence, si la porte de votre bureau est fermée, vos collaborateurs savent qu’il ne faut pas vous interrompre, mais se débrouiller seuls.

2. Créez une liste de vérification pour les questions de prise de décision

Il est très facile de se surcharger sans même s’en rendre compte. N’importe qui a naturellement du mal à se souvenir de tous ses engagements ou d’évaluer le temps que prennent les tâches. Pour y remédier, mettez en place des listes de vérifications strictes et appropriées à chaque nouveau projet qui se présente :

• Avez-vous le temps, l’argent et les ressources pour aller au bout de ce projet ?

• Existe-t-il un moyen plus facile ou plus rapide pour y arriver ?

• Est-ce que ce projet ne retardera pas tout ce qui est déjà en cours ?

• Est-ce que ce projet contribue à votre vision de l’avenir ?

Votre vision de l’avenir doit être une image vivante, détaillée et stratégique de votre entreprise et si toutes les réponses sont positives, vous pouvez vous engager.

3. Remettez constamment en question votre objectif

Fiez-vous à une évaluation qui vous permet de ne jamais vous écarter de ce qui est le plus important pour votre entreprise. Chaque jour, lorsque se présentent des occasions nouvelles ou que surviennent des situations difficiles exigeant une profonde réflexion et qui pourraient avoir d’énormes conséquences sur la façon dont vous utilisez votre temps et votre argent, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est exactement l’éventuel enjeu ?

• Quelles sont les retombées potentielles, qu’elles soient positives ou négatives ?

• Que faire dans l’immédiat ?

Cette démarche est utile parce qu’elle vous permet de rester concentré sur ce que vous devez faire au présent tout en pensant à l’avenir. Différentes études montrent que les décisions qui prennent en compte la globalité de l’entreprise sont le fruit d’une évaluation systématique de la situation élément par élément. De la sorte, un processus de décision simple, en trois étapes, utilisé sur le terrain et qui permet de simplifier immédiatement le cheminement de la pensée, évite la fatigue d’une décision pénible. Ne revenez jamais sur une décision.

4. Vous n’avez qu’une priorité

Comme son nom l’indique, une priorité est la première chose que vous devez faire . Chaque matin, demandez-vous quelle est la seule chose que vous devez avoir accomplie le soir même pour vous avancer vers la vision idéale de votre entreprise du futur, la chose qui éliminerait les autres échéances ou les rendrait plus faciles à atteindre. Après avoir utilisé ce procédé pendant des jours, des mois et des années, vous verrez que le résultat est vraiment étonnant. Il suit la règle des 80/20 80 % étant de la psychologie et 20% de la pratique. Réduire vos priorités vous donne une compréhension plus profonde de ce qui est vraiment important et augmente vos chances d’achever complètement une mission. Des études montrent que se focaliser sur un objectif unique est l’un des thèmes-clés des entreprises prospères.

5. Si vous hésitez, refusez

Une clé de cette démarche est d’apprendre à dire non aux tâches sans rapport avec les objectifs qui ont été définis, même, si pour quelque raison que ce soit, il est extrêmement tentant de le faire. Mais, il faut parfois des années pour y parvenir. Le moyen le plus rapide pour dire non avec diplomatie est une phrase du genre : « Si vous voulez une réponse immédiate, je suis désolé, mais je dois dire non. Toutefois, si vous pouvez attendre qu’on ait établi les objectifs de la semaine à venir, il se pourrait que je puisse vous dire oui, mais je ne peux rien vous promettre. » Analysez ensuite ces décisions prises dans l’urgence lorsque vous faites le point sur vos objectifs et vos engagements en cours.

6. Rapprochez-vous de la nature

Faites à peu près tous les jours un quart d’heure de marche dans la nature. C’est calme, beau quelle que soit la saison et cela contribue à individualiser chacune de vos journées. À cette occasion, votre objectif doit être tout simplement de profiter de la nature. Ce sont vos « micro-vacances.  » Une étude a été réalisée, sur des sujets qui marchaient à travers différents environnements. En milieu urbain, les ondes cérébrales des sujets montraient de l’inquiétude et de la frustration. Dans les parcs, ils se sont révélés plus songeurs. La nature captive et détend le cerveau. Elle est, de ce fait l’environnement idéal pour la réflexion, et favorise une détente qui permet une plus grande concentration par la suite.

7. Mettre l’accent sur la prospective et les résultats

À partir du moment où votre société dépasse les 60 employés, vous pouvez être sûr que votre croissance est due à votre travail sur l’entreprise plutôt que dans l’entreprise. Dès que vous avez défini ce que sera votre entreprise dans le futur, concentrez-vous sur la formulation d’objectifs clairs, réalistes, mesurables et motivants qui vont y conduire vos collaborateurs. Dès qu’ils deviennent autonomes dans la création de leurs propres systèmes et de leurs procédures ils sont habilités à prendre leurs propres responsabilités. Découvrez le résultat par vous-même. En tant que propriétaire d’entreprise, votre priorité est son résultat. Assurez-vous donc qu’il vous parvienne sans intermédiaire, par les personnes concernées, client ou employés. Par exemple, une fois par mois, allez sur un chantier avec vos collaborateurs et faites réfléchir vos gestionnaires sur la façon d’améliorer l’ensemble du système.

8. Apprenez à recommencer votre journée

Quand vous vous débattez avec un objectif en milieu de journée, c’est souvent parce que vous vous sentez submergé. Pour contrer ce sentiment, recommencez mentalement votre journée depuis le début. Prenez une feuille blanche, listez vos engagements et les trois choses qui ont le plus d’influence sur la progression de l’entreprise. Laissez tomber tout le reste. De la sorte, vous ne vous sentez pas coupable de ne pas avoir fait certaines choses. Une étude psychologique a démontré que le rendement au travail est amélioré par l’écriture de ce qui doit être fait. Cela libère l’esprit. Avant de vous lancer dans cette thérapie, éloignez toutes les distractions possibles en commençant par votre messagerie électronique.

9. Définir un taux minimal de rendement

En étudiant le comportement des chefs d’entreprise qui ont le mieux réussi, il apparaît que chacun d’entre eux connaît précisément le retour sur investissement (ROI) qu’il doit obtenir ou le taux de rendement minimal (TRI) qu’il attend. Par ailleurs, aucun n’est prêt à accepter une proposition estimée impropre à permettre d’atteindre le taux de rendement minimal. Quand vous acquerrez un bien dans le cadre de votre entreprise, agissez de la même façon. Cherchez une affaire que vous pouvez payer en une fois et qui va vous rapporter à perpétuité. C’est une stratégie de création de richesse imparable qu’il faut appliquer aussi à la gestion de votre temps. Votre vie personnelle peut pâtir de votre dispersion dans la poursuite de trop nombreuses occasions d’affaires. En conséquence mieux vaut augmenter le taux de rendement minimal de votre entreprise, ce qui vous accorde plus de temps pour votre vie personnelle.

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